Zufriedenere Mitarbeiter durch flexible Dienstplanung

[René Birnstiel, Leiter Produktmanagement]

Mit zunehmender Flexibilisierung der Arbeitszeit (verschiedenste Vertragsstunden, dynamische Wechsel von Vollzeit auf Teilzeit und wieder zurück, Lebensarbeitszeitkonten) setzte in den letzten Jahren auch ein Wandel im Bereich der Dienstplanung ein.

Prinzipiell sehen wir in Unternehmen zwei verschiedene Ansätze der Planung. Auf der einen Seite die bedarfsorientierte automatische Planung (z.B. im Call Center), bei der ein zentraler Planer eigenständig mithilfe von Planungsalgorithmen einen Dienstplan erstellt und die Mitarbeiter den Plan zum „Abarbeiten“ bekommen. Auf der anderen Seite den typisch ausgedruckten leeren Dienstplan im Aufenthaltsraum (z.B. im Gesundheitswesen), in den sich jeder Mitarbeiter selbst eintragen kann. Ist der Plan erst einmal final abgestimmt und vom Planer genehmigt, ist er jedoch in beiden Fällen meist fix.

Das Ziel einer Flexibilisierung der Planung ist zum einen die bessere Abdeckung der unternehmerischen Anforderungen, zum anderen die für die Mitarbeiter individuellere Gestaltung ihrer Dienstpläne, so dass sie ihr Privatleben und Berufsleben besser nach ihren Wünschen abbilden können. Über die Erreichung einer höheren Zufriedenheit können die Mitarbeiter gerade heute im „War for talents“ besser an das Unternehmen gebunden werden.

Mitarbeiterorientierte Dienstplanung vereint unternehmerische Anforderungen und zufriedene Mitarbeiter

Die mitarbeiterorientierte Planung in plano. WFM setzt die Mitarbeiter ins Zentrum der Planung und fragt sich, wie die oben genannten Ziele verfolgt und mit welchen Mitteln die Zufriedenheit der Mitarbeiter im Hinblick auf die Dienstplanung erreicht werden kann.

Zufriedenheit kann nur erreicht werden, wenn der Dienstplan nicht mehr durch blanke Zuteilung an die Mitarbeiter, sondern unter Zuhilfenahme und mit voller Beteiligung der Mitarbeiter bei der Dienstplangestaltung erstellt wird.

Bereits für die Generation Y sind flexible Arbeitszeiten und Rücksichtnahme auf die Work-Life-Balance von enormer Bedeutung. Die Freizeit (-planung) und die freie Gestaltung der Arbeitszeit sind für die Arbeitnehmer der Jahrgänge 1979 bis 1998 sehr wichtig. Die ab 1999 nachfolgende Generation Z führt diesen Weg fort, erwartet jedoch als „Digital Natives“ stärkere Unterstützung durch digitale Technologien. Hier müssen Unternehmen den Anforderungen nachkommen und entsprechende Werkzeuge für die Beteiligung an der Dienstplanung bereitstellen.

Unternehmen, in denen bisher maximal der Prozess der Urlaubsplanung digital umgesetzt wurde, müssen hier schleunigst nachziehen, um die Zufriedenheit der neuen Mitarbeitergenerationen zu erhöhen und dauerhaft sicherzustellen. Die Mitarbeiter sollten stetig die Möglichkeit haben, an der Dienstplangestaltung teilzunehmen. Dies umfasst nicht nur den Zeitpunkt der eigentlichen Dienstplanerstellung durch den Planer, sondern auch den Zeitraum bevor der Plan erstellt wird sowie den Zeitraum nachdem der Plan veröffentlicht wurde.

Neben der bereits langfristigen Jahresurlaubsplanung können Mitarbeiter bereits vor der Dienstplanerstellung eingebunden werden, indem sie ihre individuellen An- und Abwesenheitswünsche über ein Mitarbeiterportal bekannt geben. Teilzeitkräfte, z.B. Studenten, müssen die Möglichkeit haben, ihre Verfügbarkeiten flexibel zu hinterlegen, so dass ein Dienstplan um die bestehenden Aktivitäten herum gelegt werden kann.

Self Rostering: Mitarbeiter verplanen sich selbst

Den für Mitarbeiter freiesten Ansatz zur Dienstplanung sehen wir im sog. Self Rostering. Die Selbstplanung ist ein Trend, der seit Jahren in unseren Nachbarländern Belgien und den Niederlanden gelebt wird und nun auch immer mehr in Deutschland ins Interesse der Unternehmen rückt. Bei Umsetzung eines reinen Self Rosterings verplanen sich die Mitarbeiter vollkommen selbstständig. Beim Einplanen haben sie jederzeit volle Übersicht über ihr Stundenkonto und müssen sich innerhalb eines Rahmens um ihre Sollstunden planen. Das System stellt sicher, dass sich ein Mitarbeiter mit einer Wochenarbeitszeit von 35h zwischen 32h und 38h selbst verplant. Alternativ würde bei offenen Zeiten der Teamleiter/Planer die restlichen Stunden verplanen. Durch das System wird zudem gewährleistet, dass alle gesetzlichen Regeln und Betriebsvereinbarungen eingehalten werden.

Bedarfsorientierte automatische Planung

Findet man bei unseren Nachbarn sehr häufig einen rein manuellen, in mehreren Runden angelegten Prozess, so bedienen sich deutsche Unternehmen einem Mix aus manueller Selbst-Vorplanung und nachfolgender automatisierter Dienstplanerstellung. In einem solchen Szenario planen sich Mitarbeiter auf angebotene Verfügbarkeitsdienste, die einen leicht größeren Stundenrahmen (ca. 2-3h) haben. Der Mitarbeiter kann darüber entscheiden, ob er bevorzugt früher oder später arbeiten möchte und kann so sein gesellschaftliches Leben danach ausrichten. Im Rahmen der konkreten Dienstplanerstellung durch den Planer werden die tatsächlichen Arbeitszeiten konkretisiert. Hierbei hat der Planer für das Unternehmen noch sehr hohe Freiheitsgrade bzgl. der Abdeckung des Bedarfs und kann sehr dynamisch auf kurzfristige Änderungen eingehen.

Bei dieser durch Algorithmen gesteuerten Planerstellung werden heutzutage neben der Abdeckung des Bedarfs und Einhaltung von gesetzlichen oder betrieblichen Regeln auch die Mitarbeiterinteressen immer stärker berücksichtigt. So stellen Gerechtigkeitskriterien sicher, dass z.B. eine gerechte Verteilung von unbeliebten Diensten oder Zeiten über alle Mitarbeiter gleichmäßig erfolgt. Über mitarbeiterindividuelle Prioritäten kann gesteuert werden, auf welchen Tätigkeiten oder Arbeitsplätzen ein Mitarbeiter eingeplant wird. Auch Anforderungen an gleiche Dienstzeiten werden in der automatischen Planung berücksichtigt. Dies ist z.B. der Fall, wenn Mitarbeiter sich in Fahrgemeinschaften organisiert haben.

Nach der finalen Erstellung und Veröffentlichung des Dienstplans durch den Planer kann  bei Mitarbeitern dennoch ein Wunsch nach veränderter Arbeitszeit aufkommen. Hier haben die Mitarbeiter im Mitarbeiterportal die Möglichkeit, über einen Dienst- oder Schichttausch mit Kollegen in Kontakt zu treten und ihren Dienst zu tauschen. Die Suche nach passenden Diensten wird über eine direkte Ansprache von Kollegen oder über ein Schwarzes Brett ermöglicht.

Mitarbeiter stärker einbinden – Mit digitalem Workforce Management

Die Zufriedenheit der Mitarbeiter wird heutzutage und zukünftig weniger über den Tischkicker im Aufenthaltsraum als vielmehr über eine freie Gestaltung von Arbeitszeit und Freizeit erreicht. Um die Anforderungen der Mitarbeiter mit den Notwendigkeiten des Unternehmens in Einklang zu bringen, bedarf es einer digitalen Abbildung dieser Prozesse unter immer stärkerer Einbindung der Mitarbeiter. Mit plano. WFM unterstützen wir unsere Kunden dabei, dies im Rahmen einer Digitalisierungsstrategie ihres Workforce Managements erfolgreich umzusetzen.

René Birnstiel, Produktmanager

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